Automatyzacja back office · Szczecin
Zajmujemy się powtarzalnymi czynnościami biurowymi, które zjadają czas: przenoszeniem danych, obsługą faktur i miesięcznych zestawień. Zaczynamy od jednego procesu, mierzymy, ile czasu zajmuje teraz, i porównujemy wynik po wdrożeniu.
Od 2010 roku pracujemy z firmami ze Szczecina i całego województwa zachodniopomorskiego — od Polic i Stargardu po Gryfino i Kołbaskowo — pomagając im odzyskać czas tracony na rutynowe czynności biurowe.
Nasz profil jest wąski i celowy: automatyzujemy to, co dzieje się w tle każdej firmy — przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego, wystawianie i księgowanie faktur, generowanie raportów na koniec miesiąca. Nie sprzedajemy kompleksowych transformacji cyfrowych. Zaczynamy zawsze od jednego, konkretnego procesu, który sprawia największy kłopot.
Przed każdym wdrożeniem mierzymy, ile czasu pracownik poświęca na daną czynność tygodniowo. Po uruchomieniu automatu mierzymy ponownie. To jedyna rzetelna podstawa do oceny efektu — bo oszczędność czasu zależy bezpośrednio od tego, jak stabilny i powtarzalny jest dany proces w konkretnej firmie.
Wiemy też, że automat to nie produkt pudełkowy: gdy zmienia się układ kolumn w pliku źródłowym albo dostawca aktualizuje swoje API, robot przestaje działać. Dlatego oferujemy umowy utrzymaniowe — gdy system źródłowy się zmieni, dostosowujemy automatyzację, zanim pracownicy zdążą wrócić do ręcznego przepisywania.
Skupiamy się na czynnościach powtarzalnych, ustrukturyzowanych i wykonywanych regularnie — takich, w których błąd ludzki kosztuje najwięcej czasu.
Jeśli pracownik codziennie kopiuje dane z arkusza do ERP albo z formularza zamówienia do systemu magazynowego, to zadanie nadaje się do automatyzacji. Mapujemy pola, obsługujemy wyjątki i ustawiamy powiadomienia, gdy dane nie pasują do oczekiwanego formatu.
Pobieranie faktur z e-maila lub skrzynek IMAP, odczyt kluczowych pól (NIP, kwota brutto, numer dokumentu), przeniesienie do systemu księgowego i archiwizacja w folderze sieciowym lub chmurze. Obsługujemy zarówno faktury PDF z warstwą tekstową, jak i skany.
Zestawienia sprzedaży, rozliczenia godzinowe, raporty dla zarządu — jeśli co miesiąc ktoś spędza kilka godzin na sklejaniu danych z kilku źródeł, możemy zastąpić ten krok automatem uruchamianym według harmonogramu.
Wysyłka przypomnień o terminach płatności, powiadomień dla handlowców o statusie zamówienia czy alertów dla działu HR o kończących się umowach — skonfigurowane raz, działają bez nadzoru.
Obsługujemy firmy, które wdrożyły automatyzację wcześniej — u nas lub u innego wykonawcy — i teraz potrzebują korekty po zmianie systemu źródłowego, nowym layoucie pliku od kontrahenta lub aktualizacji platformy ERP.
Zanim zaproponujemy automatyzację, dokumentujemy obecny proces: kroki, czas, wyjątki, częstotliwość błędów. Na tej podstawie oceniamy, czy automatyzacja przyniesie realną oszczędność — i mówimy wprost, jeśli proces jest zbyt nieregularny, by ją wdrożyć sensownie.
Cztery etapy — od pierwszego spotkania do działającego automatu i opieki po wdrożeniu.
Spotykamy się z osobą, która wykonuje daną czynność na co dzień. Rejestrujemy każdy krok, notujemy wyjątki (pliki z niestandartowym układem, korekty faktur, ręczne poprawki) i mierzymy czas. Spotkanie trwa zwykle 1–2 godziny.
Na podstawie analizy przygotowujemy specyfikację automatu i wycenę — oddzielnie za wdrożenie i opcjonalnie za utrzymanie miesięczne. Opisujemy wprost, jakie przypadki automat obsłuży, a jakich nie.
Budujemy automatyzację, testujemy na rzeczywistych danych (w środowisku testowym lub na próbce historycznych plików), korygujemy obsługę wyjątków. Przekazujemy dokumentację i szkolimy wskazaną osobę z obsługi panelu monitoringu.
Po uruchomieniu monitorujemy działanie automatu. Gdy system źródłowy się zmieni — nowa wersja platformy, inny układ eksportu od kontrahenta — dostosowujemy konfigurację w ramach umowy utrzymaniowej, bez konieczności zlecania całości od nowa.
„Przez trzy lata nasz dział administracji co miesiąc spędzał dwa dni na ręcznym przenoszeniu danych sprzedażowych z platformy e-commerce do Subiekta. Zgłosiliśmy się do Robotni po tym, jak jedna z pracownic popełniła błąd w zestawieniu, który wyszedł dopiero podczas audytu. Analiza trwała jedno spotkanie, wdrożenie dwa tygodnie. Teraz ten raport generuje się automatycznie w nocy z ostatniego dnia miesiąca. Minął rok — automat wymagał jednej korekty po aktualizacji platformy, która zmieniła format eksportu CSV.”
„Prowadzimy biuro rachunkowe na Niebuszewie i obsługujemy kilkudziesięciu klientów. Największy problem to faktury przychodzące różnymi kanałami — e-mail, skan, czasem PDF od klienta z Polic, który używa własnego szablonu. Poprosiliśmy o automatyzację samego kroku pobierania i segregowania plików. Dostaliśmy dokładną wycenę z opisem, które typy faktur automat rozpozna samodzielnie, a które trafią do folderu 'do weryfikacji'. To było ważne — wiedzieliśmy, czego się spodziewać.”
„Jesteśmy firmą transportową z bazą w Stargardzie. Co tydzień ktoś z biura przepisywał dane z systemu TMS do arkusza dla klienta — godziny, trasy, potwierdzenia. Zapytałem, czy da się to zautomatyzować. Przed podpisaniem umowy dostałem szczerą odpowiedź: oszczędność będzie realna, o ile schemat eksportu z TMS się nie zmieni. Zmienił się raz, po aktualizacji systemu — zgłosiłem, dostałem korektę w następny dzień roboczy.”
Bez nagród i rankingów — tylko dane, które możemy potwierdzić.
Pytania, które pojawiają się na pierwszym spotkaniu lub w wiadomości e-mail przed umówieniem analizy.
Zaczynamy zawsze od jednego — najczęściej od tego, który pochłania najwięcej roboczogodzin lub generuje najwięcej błędów. Po zmierzeniu efektu i ustabilizowaniu pierwszego automatu możemy przejść do kolejnego. Próba automatyzowania wszystkiego naraz zwykle wydłuża cały projekt i utrudnia ocenę wyników.
To zależy od liczby i charakteru wyjątków. Jeśli wyjątki stanowią ponad 20–30% przypadków lub są bardzo nieregularne, koszt ich obsługi w automacie może przewyższyć zysk z automatyzacji. Mówimy o tym wprost na etapie analizy — przed podpisaniem umowy, nie po.
To najczęstszy powód, dla którego automat przestaje działać poprawnie. Przy aktywnej umowie utrzymaniowej zgłaszasz problem e-mailem lub telefonicznie, a my analizujemy, co się zmieniło, i dostosowujemy konfigurację. Bez umowy utrzymaniowej taka korekta to odrębne zlecenie wyceniane indywidualnie.
Na etapie testów staramy się pracować na danych anonimowych lub historycznych. Jeśli do prawidłowego skonfigurowania automatu potrzebny jest dostęp do środowiska produkcyjnego, podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z RODO i ustalamy zakres dostępu z działem IT lub administratorem systemów.
Wycena jest podzielona na dwie części: jednorazowy koszt wdrożenia (analiza, budowa, testy, dokumentacja, szkolenie) oraz opcjonalna miesięczna opłata za utrzymanie. W dokumencie opisujemy, które przypadki automat obsłuży automatycznie, a które wymagają interwencji ręcznej. Nie stosujemy modelu 'płać, ile zaoszczędzisz' — cena jest stała i uzgodniona przed rozpoczęciem prac.
Obsługujemy firmy z całego województwa zachodniopomorskiego — mamy klientów w Policach, Stargardzie, Gryfinie, Kołobrzegu i Świnoujściu. Pierwsza analiza może odbyć się zdalnie (wideokonferencja + udostępnienie ekranu), choć w przypadku bardziej złożonych procesów wolimy spotkanie na miejscu.
Umów bezpłatną godzinną analizę. Zmierzymy czas, ocenimy powtarzalność i powiemy, czy automatyzacja ma w tym przypadku sens — zanim pojawi się jakakolwiek umowa.
Umów analizę procesuRobotnia Sp. z o.o. · al. Wojska Polskiego 31, 70-611 Szczecin · tel. +48 91 837 88 66 · kontakt@brivanto.online
Biuro jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–18:00. Wiadomości e-mail wysłane poza tymi godzinami odpowiadamy następnego dnia roboczego.
Robotnia Sp. z o.o.
al. Wojska Polskiego 31
70-611 Szczecin
Telefon: +48 91 837 88 66
E-mail: kontakt@brivanto.online
| Poniedziałek | 09:00–18:00 |
| Wtorek | 09:00–18:00 |
| Środa | 09:00–18:00 |
| Czwartek | 09:00–18:00 |
| Piątek | 09:00–18:00 |
| Sobota | nieczynne |
| Niedziela | nieczynne |